Скользящее планирование на примере планирования строительно-монтажных работ
Существуют различные подходы к планированию. Самый распространенный – последовательное планирование с детализацией до выбранного интервала времени.
Планирование на выбранный интервал времени поясним на примере. Запланированы показатели реализации СМР (строительно-монтажных работ) на 2017 год. Следующий план будет создаваться на 2018 год, потом на 2019 год и так далее.
Возможен другой подход, когда в конце 2016 года готовится план на 2017 год, начинается 2017 год, происходит исполнение плана. Ближе к концу первого квартала производится составление плана на период со 2-го квартала 2017 г. по 2-й квартал 2018 г., в конце второго квартала – с 3-го квартала 2017 г. к 3-му кварталу 2018 г. и так далее.
Тем самым обеспечивается своевременная актуализация уже ранее утвержденных планов, кроме того, горизонт планирования деятельности от текущего момента составляет одну и ту же величину (в нашем примере это будет один квартал по месяцам).
Скользящее планирование – планирование на заданную перспективу с дальнейшим сдвигом вперед периода планирования, при котором корректируются действующие планы и вводятся новые на новые периоды.
В статье будет рассматриваться пример строительства дорожной и мостовой инфраструктуры: строительство мостовых опор, возведение эстакады и подведение дорожного полотна. Ниже на рисунке отражен описанный пример:
Данные работы могут выполняться независимо друг от друга на начальном этапе, поэтому в статье будет рассмотрен план реализаций СМР, где планируемые объемы реализаций по видам работ будут приведены в одной форме. Основную долю работ будут составлять работы по возведению мостовых опор. На втором месте по объему – работы, связанные с подведением дорожного полотна. Возведение эстакады будет выполняться в последнюю очередь, на начальном этапе будут проводиться только подготовительные работы, поэтому доля их в общем объеме работ, выполняемых на этом этапе, будет минимальной.
В статье будет рассматриваться следующий пример: в декабре 2016 года будет создан план реализаций строительно-монтажных работ на 1-й квартал 2017 года по месяцам, далее в следующем месяце (январе 2017 г.) будет произведена корректировка планов на два последующих месяца – февраль и март – и введен план на апрель. Следующим шагом, в феврале 2017 года, будут произведены корректировка планов марта и апреля и создание планов на май.
Допустим, имеем план на квартал с января по март 2017 года,
зафиксированный в декабре 2016 года. Далее, в январе 2017 года, создаем
скользящий план на квартал с февраля по апрель 2017 года:
Серым цветом выделены месяцы, планы в которых будут уточняться.
При этом производятся корректировки планов на февраль и март, а также вводится план на апрель.
Далее, в феврале 2017-го, года создаем новый скользящий план
с марта по май 2017 года:
При этом вводятся корректировки планов в марте и апреле и вводится план на май.
Система позволяет реализовать такой принцип скользящего планирования.
Настройка формы для скользящего планирования
Для обеспечения скользящего планирования в настройках формы для планирования, которая определяется элементом списка Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Виды бюджетов, нужно указать способ планирования Скользящий в поле Способ планирования, также указать периодичность планирования и количество периодов планирования:
В примере, который будет рассматриваться в статье, планирование происходит на квартал с разбивкой по месяцам. Корректировка планов происходит каждый месяц со смещением на месяц даты начала периода планирования.
В соответствии с поставленной задачей на приведенном рисунке отражено, что планирование проводится на квартал по месяцам (3 месяца) и происходит скользящим методом.
При создании плана реализаций СМР документом Экземпляры бюджетов необходимо указать дату начала планирования; дата окончания будет определена автоматически как сумма даты начала планирования и количества периодов планирования (3 месяца или квартал).
Под актуализацией планов в данной статье будем понимать процесс корректировки утвержденного сводного финансового плана реализаций СМР.
При корректировке ранее утвержденных планов возможны следующие способы актуализации планов:
- Актуализация ранее утвержденных планов производится путем внесения корректировки, ее согласования и утверждения.
- Актуализация ранее утвержденных планов производится путем фиксации нового плана, его согласования и утверждения.
Система позволяет решить задачу актуализации любым способом.
Ввод «базового» плана
В поставленной задаче планируется бюджет реализации СМР.
Создадим вид бюджета План выполнения СМР (агрегированный план). В настройках формы укажем, что планирование производится на квартал помесячно:
В структуре бюджета укажем простую таблицу с показателями в строках:
Результат планирования зафиксируем документом Экземпляр бюджета:
Для актуализации планов можно ввести «базовый» сценарий или использовать уже актуализированный. Под «базовым» сценарием понимаем начальный план, который вводился в систему. Все дальнейшие уточнения этих планов – это актуализированные планы.
Дальнейшая работа по актуализации бюджета и скользящему планированию возможна двумя методами:
- Планирование методом корректировок.
- Планирование методом задания новых планов.
Планирование методом корректировок
Этот способ планирования наиболее прост. Перейдем к шагам реализации.
Для ввода корректировок будет применяться тот же самый вид бюджета, который использовался для создания «базового» плана.
Дата начала планирования будет соответствовать началу февраля, конечная дата планирования рассчитается автоматически и будет соответствовать концу апреля.
В табличной форме на февраль и март будут ведены корректировки к «базовому» плану в виде абсолютных отклонений нового плана от «базового». В апреле будут запланированы объемы выполнения работ по статьям бюджета:
Далее, в следующем месяце, аналогично создается новый документ планирования, где дата начала планирования соответствует началу марта, а конец – концу мая:
В марте будут введены корректировки к утвержденным (уже откорректированным) планам и корректировки к «базовому» сценарию на апрель, в май месяц будут внесены планы реализации по бюджетным статьям.
Результат планирования можно проанализировать через бюджетный отчет. Для этого можно создать вид бюджета для анализа данных, в строках вывести статьи бюджета, в столбцах – периоды и сценарий:
Версии планов (до актуализации, после актуализации) можно сравнивать между собой, управляя датой актуальности планов в отчете по бюджету:
Введем понятие даты актуальности и опишем, для решения каких задач оно требуется.
В примере планы на первый квартал 2017 года составляются в декабре 2016 года, например 9 декабря. 12 января была произведена актуализация планов на февраль и март, а также запланированы показатели на апрель. 14 февраля была произведена актуализация планов на март и апрель и были запланированы показатели на май.
Далее можно строить отчеты на разные даты актуальности планов. Для этого в диалоге отчета указывается требуемая Дата актуальности.
Анализируя планы в отчетных формах, можно вывести информацию о состоянии планов на 9 декабря 2016 года:
На 12 января 2017 года:
На 14 февраля 2017 года:
Сравнивая первый рисунок со вторым, видим, что планы на февраль и март изменились после корректировки 12 января 2017 года; сравнивая второй рисунок с третьим, видим, что 14 февраля были внесены изменения и планы марта и апреля также были изменены.
Дата актуальности – инструмент для анализа плановых данных, дата, до которой анализируются планы, зафиксированные в системе. Планы, отраженные после указанной даты, не учитываются для анализа.
Дата актуальности влияет только на плановые показатели, фактические показатели получаются «как есть» по данным информационной базы.
Дата актуальности, помимо применения для анализа версий планов, может также использоваться для расчета прогнозных значений показателей, но используется в решении этой задачи в паре с другим инструментом – Граница фактических данных.
Граница фактических данных – инструмент управления периодами сбора данных в подсистеме бюджетирования, который использует в качестве исходных данных дату актуальности. Этот инструмент используется применительно к операндам формул. Ниже на рисунке приведены возможные значения периодов для сбора нужных данных:
Приведем пример использования данного инструмента на практике. Запланирована реализация СМР на год по месяцам на 2016 год. В текущий момент времени, например 1 сентября, требуется произвести расчет прогноза годового плана с учетом фактических данных. Перед нами стоит задача – в бюджетной форме произвести расчет актуализированного плана с учетом фактических данных по следующей методике: с начала года по 1 сентября собираем фактические данные, за этот же период собираем планы, рассчитываем коэффициент исполнения плана как отношение факта к плану, а далее планы на сентябрь – декабрь 2016 года корректируем на данный коэффициент.
Формула будет представлена в виде: f / p * p0, где f – операнд, собирающий фактические данные с начала периода бюджетирования по границу фактических данных – 1 сентября 2016 года; p – операнд, собирающий плановые данные с начала периода бюджетирования по границу фактических данных – 1 сентября 2016 года; p0 – операнд, собирающий утвержденные планы с сентября по декабрь 2016 года.
В итоге произведен расчет плановых показателей с учетом фактических данных. Для этого использовались Дата актуальности и Граница фактических данных.
Планирование методом задания новых планов
Данный способ планирования отличается от предыдущего тем, что в документе планирования Экземпляры бюджетов мы не указываем в актуализируемых периодах значения корректировок, а фиксируем новые планы на указанные периоды целиком. При этом расчет корректировки должен выполниться автоматически.
Для этого потребуется создать форму для ввода планов и расчета корректировок, используя список видов бюджетов.
Новый вид бюджета План выполнения СМР (корректировка агрегированного плана) будет отличаться структурой. Будут использоваться сложные таблицы:
Настройки ячеек таблицы будут следующими: текущий план будет соответствовать производному показателю, актуальный план будет иметь тип Редактируемое значение, а корректировка – бюджетной статье с автозаполнением по формуле:
Рассмотрим настройки более детально.
Текущий план:
Источником данных для текущего плана выступает статья бюджета. До момента ввода корректировок по статье бюджета хранится текущий актуальный план.
Для производного показателя необходимо указать, что данные текущего документа исключаются из расчета.
Актуализированный план – произвольное поле типа Редактируемое значение для ввода нового плана.
Столбец Корректировка предназначен для определения разницы между новым планом и текущим. Тип – статья бюджета, заполнение происходит по связанным ячейкам таблицы:
Формула соответствует разности между актуализированным планом и текущим:
Операнды формулы, соответствующей разности между актуализированным планом и текущим, подлежат настройке. Ниже приведены два рисунка, иллюстрирующих настройки операндов формулы.
Для операнда [смр-акт] настройка ячейки с данными выглядит так:
Для операнда [смр-тек]:
Перейдем к решению задачи скользящего планирования. Имеется «базовый» план реализации СМР на период с января по март 2017 года.
В январе планы уточняются, а именно: корректируются планы на февраль – март 2017 года и планируются показатели на апрель 2017 года. Для этого используется документ Экземпляры бюджетов:
В документе производится автозаполнение документа по кнопке Заполнить. Заполняются текущие планы на февраль – март. Далее вводятся новые планы, и система рассчитывает корректировку плана. На апрель фиксируются новые планы:
В феврале 2017 года корректируются планы на март – апрель 2017 года и планируются показатели на май 2017 года.
Вводятся новые планы на март – апрель 2017 года, идет автоматический расчет корректировки, вводятся новые планы на май 2017 года:
Результат планирования можно оценить через отдельный вид бюджета для отчета:
В строках отчета – статьи бюджета, в столбцах – периоды и сценарий.
Более подробно рассмотрение бюджетных отчетов рассматривается в статье «Проектирование бюджетов: Бюджет продаж»: https://its.1c.ru/bmk/salesbudget.
Первый и второй метод планирования дают одинаковый результат, различается только подход к вводу планов. Так как два указанных в статье подхода к способу ввода планов были реализованы в разных сценариях, в отчетной форме можно убедиться в том, что оба подхода дают одинаковый результат. Приведем пример структуры отчетной формы и результата:
Актуализация планов по фактическим данным
В рассмотренных выше сценариях ввод значения корректировки или ввод плана целиком обеспечивались ручным способом. Рассмотрим вариант автоматического расчета корректировки.
Усложним пример. Добавим в структуру бюджета столбец с фактическими объемами реализации месяца, предшествующего плановому периоду, а также столбец с объемами планов на этот месяц, определим отклонение и, если план недовыполнен, объем нереализованного плана перенесем в план на следующий месяц.
Для этого создадим вид бюджета для планирования:
В нем добавлены столбцы значений плана и факта месяца, предшествующего началу планируемого периода, а также отклонение.
Ниже представлена структура ячеек таблицы:
В ячейках, соответствующих плану, в качестве источника выбран Производный показатель, формула расчета соответствует статье бюджета:
В настройках операнда указано смещение периода получения данных:
Так как данные «собираются» за месяц, предшествующий планируемому периоду, начальная граница операнда смещена на месяц назад относительно периода планирования, а конечная смещена на квартал назад относительно окончания периода планирования.
В настройках факта выполняются аналогичные действия, только в настройках операнда указывается, что нас интересуют фактические данные:
В настройках статьи бюджета необходимо указать правила получения фактических данных:
Расчет отклонений факта от плана происходит по формуле разности факта от плана:
Настройки операндов формулы соответствуют предыдущим настройкам плана и факта.
Решение основной задачи – определение недовыполненного плана и распределение его на следующий месяц – решается в настройках ячейки по корректировке плана. В формулу расчета добавляется функция, определяющая отклонение:
Обратим внимание на формулу расчета:
[акт-план]-[тек-план] + (?([отклонение]<0,-[отклонение],0))
К разнице между актуализированным и текущим планом добавляется еще одна корректировка. Она рассчитывается по алгоритму: если отклонение фактического исполнения от плана в предшествующем периоду планирования месяце отрицательно (то есть фактическое исполнение меньше планируемых показателей и мы недовыполнили план), то корректировка равна объему недовыполненного плана.
Если отклонение факта от плана положительно (то есть фактическое исполнение превысило планируемые показатели и мы перевыполнили план), то никаких корректировок не происходит.
Далее актуализация производится с использованием документа Экземпляры бюджетов.
Документ корректировки с февраля по апрель:
После автоматического заполнения бюджета:
С марта по май:
После автоматического заполнения бюджета:
Результат скользящего планирования, где расчет планов связан с фактическими данными, представлен в отчете:
Все недовыполненные объемы распределились автоматически, и планы актуализированы также автоматически. Результат выведен в бюджетном отчете, где в строках – статьи бюджета, в столбцах – периоды и сценарий.